
COUNCIL DECISION 2007/643/CFSP of 18 September 2007 on the financial rules of the European Defence Agency and on the procurement rules and rules on financial contributions from the operational budget of the European Defence Agency (repealed) 

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Article 1 
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Article 2 
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Article 3 
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
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ANNEX
FINANCIAL RULES OF THE EUROPEAN DEFENCE AGENCYSCOPE: 

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TITLE I
PRINCIPLES OF THE GENERAL BUDGET
The general budget
Article 1 
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
The operational budget
Article 2 
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Financial framework
Article 3 
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Adoption of the general budget
Article 4 
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Earmarked revenue
Article 5 
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Management by the Agency of expenditure on behalf of a participating Member State
Article 6 
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Contributions
Article 7 
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Budgetary surplus
Article 8 
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Budgetary principles
Article 9 
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Accounting principles
Article 10 
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Carry-overs
Article 11 
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Amending budget
Article 12 
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Revised budget
Article 13 
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
TITLE II
IMPLEMENTATION OF THE GENERAL BUDGET
CHAPTER 1
Finance staff
Principle of segregation of duties
Article 14 
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Role of Authorising Officer
Article 15 
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Responsibilities of Authorising Officer
Article 16 
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Segregation of duties of initiation and verification
Article 17 
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Management and internal control procedures
Article 18 
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Role of Accounting Officer
Article 19 
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Responsibilities of Accounting Officer
Article 20 
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
CHAPTER 2
Liability of the finance staff
General rules
Article 21 
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Rules applicable to Authorising Officers by delegation
Article 22 
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Rules applicable to Accounting Officers
Article 23 
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
CHAPTER 3
Revenue
Making available the Agency's revenue
Article 24 
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Estimate of amounts receivable
Article 25 
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Establishment of amounts receivable
Article 26 
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Authorisation of recovery
Article 27 
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Recovery of funds
Article 28 
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Interest on late payments
Article 29 
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
CHAPTER 4
Expenditure
General principles
Article 30 
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Definition of the budgetary commitment
Article 31 
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Commitment procedure
Article 32 
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Authorisation of commitment
Article 33 
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Validation of expenditure
Article 34 
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Authorisation of expenditure
Article 35 
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Payment of expenditure
Article 36 
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Time limits for payment
Article 37 
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
CHAPTER 5
IT systems
Accounting software
Article 38 
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
CHAPTER 6
Internal audit
Role of Internal Auditor
Article 39 
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Responsibilities of Internal Auditor
Article 40 
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
TITLE III
FINANCIAL REPORTING AND ANNUAL AUDIT
Budgetary and reporting calendar
Article 41 
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Quarterly reporting
Article 42 
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
College of Auditors
Article 43 
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Annual audit
Article 44 
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Final article
Article 45 
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
PROCUREMENT RULES AND RULES FOR FINANCIAL CONTRIBUTIONS FROM THE OPERATIONAL BUDGET OF THE EUROPEAN DEFENCE AGENCY (THE AGENCY)
CHAPTER 1
GENERAL PROVISIONS
Definitions and scope
Article 1 
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Award principles and contracts with lots
Article 2 
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Publication
Article 3 
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Procurement procedures
Article 4 
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Thresholds and estimation of contract value
Article 5 
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Call for tenders
Article 6 
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Participation in tendering procedures
Article 7 
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
WTO Agreement on Government Procurement
Article 8 
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Exclusion criteria
Article 9 
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Absence of conflict of interest and of misrepresentation
Article 10 
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Central database
Article 11 
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Administrative or financial penalties
Article 12 
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Selection criteria and award procedures
Article 13 
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
General principles for tenders
Article 14 
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Contacts between the Agency and the candidates or tenderers
Article 15 
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Informing candidates and tenderers
Article 16 
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Cancellation or Abandonment of the procedure
Article 17 
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Guarantees
Article 18 
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Vitiation of the procedure
Article 19 
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
CHAPTER 2
IMPLEMENTING MODALITIES
Framework agreements and specific contracts
Article 20 
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Advertising of contracts covered by Directive 2004/18/EC
Article 21 
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Advertising of contracts not covered by Directive 2004/18/EC
Article 22 
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Publication of notices
Article 23 
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Other forms of advertising
Article 24 
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Types of procurement procedures
Article 25 
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Number of candidates in restricted or negotiated procedures
Article 26 
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Arrangements for negotiated procedures
Article 27 
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Contests
Article 28 
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Dynamic purchasing system
Article 29 
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Competitive dialogue
Article 30 
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Use of a negotiated procedure without prior publication of a contract notice
Article 31 
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Use of a negotiated procedure after prior publication of a contract notice
Article 32 
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Calls for expressions of interest
Article 33 
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Low-value contracts
Article 34 
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Thresholds for pre-information notices
Article 35 
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Thresholds applicable to the procedures under Directive 2004/18/EC
Article 36 
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Documents relating to the invitation to tender
Article 37 
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Technical specifications
Article 38 
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Price revision
Article 39 
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Administrative and financial penalties
Article 40 
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Evidencing documents
Article 41 
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Selection criteria
Article 42 
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Economic and financial capacity
Article 43 
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Technical and professional capacity
Article 44 
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Award arrangements and award criteria
Article 45 
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Use of electronic auctions
Article 46 
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Abnormally low tenders
Article 47 
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Time limits for receipt of tenders and requests to participate
Article 48 
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Time allowed for access to invitation to tender documents
Article 49 
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Time limits in urgent cases
Article 50 
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Methods of communication
Article 51 
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Opening of tenders and requests to participate
Article 52 
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Committee for the evaluation of tenders and requests to participate
Article 53 
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Article 296 TEC
Article 54 
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
CHAPTER 3
RULES FOR FINANCIAL CONTRIBUTIONS FROM THE OPERATIONAL BUDGET
Scope
Article 55 
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Evaluation of proposals
Article 56 
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Content of calls for proposals
Article 57 
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Applications for financial contributions
Article 58 
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Content of financial contribution agreement
Article 59 
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Supporting documents for requests for payments
Article 60 
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .